10 rád ako viesť efektívny meeting
Určite to poznáte, že najhoršie strávený čas je na neefektívnom meetingu a porade, ktorá nič nevyrieši, nepomôže a je len zbytočným žrútom času. V tomto článku by som vám rád priblížil 10 krokov, ktorých sa držíme u nás v Skorpio Digital pre efektívny meeting. Môžete si stiahnuť aj infografiku (na konci článku) a ukázať aj kolegom ako to robiť, prípadne vytlačiť do každej zasadačky.
Vedeli ste, že top manažment minie asi 50% (štatisticky) svojho času práve na mítingoch. Rádový manažér len zhruba 30%. Z štatistík ďalej vyplýva, že z celého počtu mítingov je 30% stratou času, pretože sa na nich nič nevyrieši a sú zbytočné.
Ako teda na efektívnejšie a lepšie mítingy? Nižšie sme pripravili jednotlivé kroky, ktoré nám už dlhodobo fungujú. Na konci článku nájdete aj užitočný sumár v podobe infografiky, ktorú si môžete vytlačiť a nalepiť do kuchynky, či zasadačky.
1. Naplánovanie a jasný cieľ
Každý nový míting, ktorý chcete usporiadať musí mať svoj jasný cieľ. Nikdy neorganizujte stretnutie „len aby sa nepovedalo“. Ak nemáte dostatok tém, tak v kľude stretnutie zrušte alebo témy spojte do ďalšieho termínu.
Stretnutia s požiadavkou kreativity a sústredenia od účastníkov organizujte do obeda. Vyhnite sa vytváraniu mítingov tesne po obede. Rovnako tak príliš skoré (do 9:00) a taktiež neskoré termíny (po 17:00). Efektívny míting by nemal mať viac ako 90 minút. Ak si vyžaduje diskutovaná téma dlhšie stretnutie, tak po každých 60 minútach treba dať krátku prestávku.
2. Správny výber účastníkov
Podľa jednotlivých bodov vyberajte aj účastníkov. Treba mať na pamäti, že čím viac účastníkov, tým menej bodov prejdete a vyžaduje si to ich väčšiu koordináciu od organizátora.
Vyhnite sa pozvaniu osôb, ktoré nemajú čím prispieť do diskusie (pozorovatelia). Takýmto radšej na konci zašlite zhrnutie v zápise. Využite aj prizvanie niektorých účastníkov počas meetingu, až keď budete riešiť tému, ktorá sa daného kolegu dotýka.
3. Dôkladná príprava na stretnutie
Najhoršia odpoveď vo firme je „Neviem“. Preto si pred stretnutím nastavte v kalendári upozornenie na 15 minút pred stretnutím, kedy si prejdete podklady k téme stretnutia a osviežite si ich.
Ak je míting, ktorý si vyžaduje dlhšiu prípravu z Vašej strany (príprava reportu, prezentácie alebo milovaného Excelu), tak si hneď po prijatí pozvánky na stretnutie, naplánujte v kalendári čas na prípravu.
4. Začať načas a definovanie programu na začiatku
Neskorý príchod na stretnutie nie je len otázkou svojho nezvládnutého time managementu, ale aj ľahostajnosťou k téme stretnutia. Začať načas je kľúčové, preto odporúčam vždy začať a nečakať na posledného „oneskorenca“. Ako organizátor stretnutia odporúčam prísť o 5 minút skôr a pripraviť sa (napojenie projektora alebo skúška spojenia v prípade Skype hovorov, vyvetrať).
Organizátor ako prvý krok oboznámi účastníkov s témou, konkrétnymi bodmi a časovým koncom stretnutia. Zvolí sa taktiež zapisovateľ, ktorý bude spisovať poznámky do bodov. Body mítingu musia byť jasné pre každého účastníka. Zároveň sa vyhýbajte veľkému počtu tém, ktoré chcete prejsť. Odporúčam nedávať si viac ako 5 bodov na jeden míting.
5. Neodbočujte od témy a držte sa programu
Organizátor zodpovedá za usmerňovanie diskusie, aby neskĺzla na „vedľajšiu kolaj“. Musí vedieť prerušiť účastníkov a opäť nasmerovať naspäť na tému bez ohľadu na danú funkciu a pozíciu rečníka. Dôležité je dodržiavanie programu stretnutia, aby ste neskončili pri bodoch, ktoré nie sú dôležité, prípadne nie sú v danom momente prioritné.
6. Vyjadrovanie sa k téme, stručne a jasne
Každý z účastníkov by sa mal vyjadrovať iba k diskutovanej veci, jasne a stručne. Úlohou organizátora je zasiahnuť vždy, ak sa k téme nabaľujú informácie, ktoré sú „naviac“, prípadne sa schyľuje k odbočeniu od témy.
Príliš dlhé zamýšľanie sa nad problémom, ktoré neprinesie riešenie treba prerušiť a vrátiť sa k inému a rýchlejšiemu vyriešeniu.
7. Dlhšiu diskusiu a brainstorming naplánovať v novom mítingu
Ak prídete na tému, ktorá si vyžaduje viac času na diskusiu, prípadne brainstorming, tak v nej nepokračujte. Naplánujte si nové stretnutie, kde si preberiete iba túto tému (napríklad aj po skončení mítingu). Nezastavujte sa na dlhých diskusiách, ponúkajte vždy riešenie alebo aspoň rôzne varianty riešenia.
8. Každá úloha musí mať zodpovednú osobu a termín
Na stretnutí vznikajú nové úlohy, pričom každá úloha musí obsahovať základné tri otázky „Čo? Dokedy? Kto?“. Popis úlohy musí byť pre každého jasný s jasným cieľom (v žiadnom prípade nezovšeobecňujte).
Nezabúdajte, že úloha bez deadline nie je úloha. Preto sa vždy treba dohodnúť aj dokedy sa vykoná. Rovnako tak, kto je za úlohu zodpovedný.
9. Na konci zhrnutie a zadefinovanie úloh
Na konci každého mítingu je nevyhnutné zopakovať, na čom ste sa dohodli a aké sú nové úlohy. Ak si stretnutie vyžaduje „follow up“ meeting, tak si dohodne jeho ďalší dátum priamo na stretnutí.
10. Odoslanie zápisu účastníkom
Neodkladajte zaslanie zápisu z mítingu na inokedy. Urobte to hneď po skončení. Zápis by mal byť zrozumiteľný aj pre osoby, ktoré sa stretnutia nezúčastnili, a preto by mal obsahovať:
- Téma, ktorá bola dôvodom stretnutia
- Dátum a čas stretnutia
- Zoznam zúčastnených
- Body stretnutia. Ku každému bodu aj poznámky, o ktorých sa diskutovalo a s úlohami (čo, kto a dokedy?)
- Termín ďalšieho stretnutia (ak si to téma vyžaduje)
Užitočný tip na efektívny zápis z porady:
Používajte cloud riešenia zápisu ako napríklad Google Docs, OneNote, Evernote, Asana alebo Trello. Môžete si tak na jednom mieste pozrieť aj staršie zápisy a jednoducho cez link zdieľať medzi sebou. Ku každému je potom možné aj dopisovať poznámky (ako napríklad informáciu, či je daná úloha hotová).
Infografika efektívneho meetingu:
Nižšie nájdete aj užitočnú infografiku s 10 krokmi ako dosiahnuť efektívny meeting. Budem veľmi rád ak si ho stiahnete a vytlačíte v kancelárii alebo prepošlete svojim kolegom.
Stiahnuť v PDF:
Cover photo by Freepik