Aplikácie na zlepšenie produktivity

Prinášame vám zoznam aplikácií a nástrojov na zlepšenie produktivity, či už ste zamestnaní alebo pracujete ako freelanceri. Zvýšia vám efektivitu aj keď pracujete z domu alebo s tímom ľudí, ktorí nesedia spolu pri sebe. Poďme sa pozrieť na tie najzakladanejšie.

Zoznam úloh (To Do List) a kalendáre

Svoje úlohy si vždy zapisujte a nedržte ich v hlave. Výborne k tomu poslúži aj kalendár a potom aplikácia na správu úloh.

  • Google – obsahuje aj kalendár (Google Calendar) a aj správcu úloh (Google Tasks), kde si môžete priradiť ajdeadline. Tiež si tu môžete vytvárať viac tematických zoznamov.
  • Microsoft – v rámci balíka Outlook (Microsoft Outlook) máte kalendár a aj nástroj na správu úloh (Microsoft To Do)

Projektové plánovanie

Určený nie sú len pre projektových manažérov, ale aj pre tých, ktorí sa chcú efektívne vyznať v komplikovanejších aktivitách, ktoré pozostávajú z viacerých úloh alebo sú do nich zapojení viacerí kolegovia.

  • Asana – Rozšírený nástroj na správu projektov. Vo free verzii je Asana pomerne otvorená a je možné vytvárať viacero projektov a prizývať viacero ľudí. Môžete si tu rozpísať všetky aktivity, zodpovednú osobu ako aj deadline.
  • Basecamp – Komplexný nástroj na správu projektov. Basecamp je vhodný už pre rozsiahlejšie projekty. Výhodou je integrácia s viacerými inými nástrojmi.
  • Trello – Vhodný na zoskupovanie aktivít, či nápadov do celkov (tzv. boardov)
  • Microsoft Projects – Aj Microsoft ponúka svoj nástroj, ktorý možno niektorí máte v rámci predplatených služieb Office. Ponúka podobné funkcie ako nástroje uvedené vyššie a teda priraďovať deadline, zodpovednosť za projekt a časové následnosti. Výhodou je aj možnosť prepojenia s ďalšími nástrojmi Microsoft.

Uchovávanie poznámok

Tiež veľmi dôležitá vec, pretože poznámky si zapisuje snáď každý. Výhodou od papierových zápisníkov je, že poznámky máte vždy so sebou napríklad v mobile alebo ich viete veľmi jednoducho zdieľať s kolegami.

  • Microsoft OneNote – Osobne využívam OneNote. Jednoduché ovládanie, možnosť vytvorenia si viacerých zošitov (pracovný, súkromný). V zošitoch si vytvárate sekcie a pod nimi aj jednotlivé strany, preto všetky poznámky hneď rýchlo nájdete. Zdieľanie poznámok v tíme a realtime upravovanie s kolegami je samozrejmosť.
  • Evernote – Podobne ako vyššie spomenuté riešenie aj Evernote ponúka možnosť vytvorenia viacerých zošitov a katalogizovať svoje poznámky. Taktiež umožňuje zdieľanie a prepojenie s ďalšími nástrojmi od iných firiem.
  • Google Keeps – Google ponúka nástroj na zapisovanie poznámok, ktorý je zdarma. No neponúka rozdielne prepojenia a také široké možnosti ako spomínané dva vyššie. Na rýchle zapisovanie samozrejme postačuje. Keďže ide o cloud nástroj, tak je možné zapisovať poznámky na každom zariadení.
  • Apple Notes – Štandardne v každom Mac počítači a mobilnom telefóne. Rovnako ako zápisník od Google ponúka obmedzené možnosti. Tiež je možne pozerať poznámky medzi zariadeniami a vďaka iCloud na akomkoľvek zariadení.

Majte všetko so sebou (Cloud Storage)

V dnešnej dobe je mať svoje dôležité dokumenty dostupné z ktoréhokoľvek zariadenia a miesta veľmi dôležité. Rovnako tak možnosť zdieľať súbory s viacerými ľuďmi. Na to slúžia úložiska, ktoré sa vám automaticky synchronizujú do cloudu.

  • Google Drive – Ponúka zdarma 15GB úložiska a je dostupný pre každý Google a Gmail účet. Výhodou Google Drive je prepojenie aj s ďalšími službami Google.
  • Microsoft OneDrive – K dispozícii je zdarma 5GB, no viacerí majú až 1TB s predplateným balíkom Office. OneDrive umožňuje spravovať súbory cez počítač ako aj mobilné zariadenia a na nich aj možnosť offline súborov.
  • Apple iCloud – Dostupných 5GB s každým iCloud účtom. Prístup k tomuto účtu nie je len z Apple zariadení, ale je možný aj z počítača s Windows a zariadení s Android systémom.
  • Dropbox – Populárne úložisko, ktoré ponúka na začiatok 2GB. Používanie Dropboxu je možné z akéhokoľvek zariadenia a aj zdieľanie zložiek a súborov je len na pár klikov.  

 Užitočné aplikácie

V dnešnej dobe na všetko existuje užitočná aplikácie. Zopár tipov nájdete aj nižšie.

  • Microsoft Lens – Umožňuje rýchly scan poznámok a vloženie na úložisko, mail alebo do vášho poznámkového zošita. Okrem rukou písaných poznámok, umožňuje scan whiteboardov, či flipchartov z meetingov. Užitočné je aj archivovanie vizitiek. Osobne i takto uchovávam aj všetky úradné listy, ktoré nearchivujem v tlačenej, ale elektronickej podobe
  • Skype – Na hovory s klientami alebo rodinou je vhodné použiť Skype. Aj alternatív existuje veľa, no mne imponuje jeho jednoduchosť, ale hlavne často využívam nazdieľanie obrazovky, čo nie všetky umožňujú.
  • Slack – Komunikácia (textová alebo pomocou video konferencie) v rámci firmy alebo tímu je nutné pre skoro všetky firmy. Slack ponúka vytváranie tematických vlákien komunikácie. Tie je možne doplniť aj o automatizované procesy. Samozrejmosťou je aj mobilná aplikácia.
  • Signal – pre šifrovanú komunikáciu odporúčam Signal a to nie len v rámci firmy. Vhodné aj pri firmách, ktoré napríklad ochraňujú duševné vlastníctvo a boja sa zneužitia.
  • Toggl – Hlavne freelanceri a agentúry si trackujú svoj čas strávený nad niektorými projektami, či aktivitami. Na meranie času je vhodný nástroj Toggl, ktorý je v základnej verzii zdarma.
  • Zoom – Ak chcete urobiť konferenčný hovor, webinár, školenie, či meeting na diaľku, tak určite príde vhod aplikácia Zoom. Vo free verzii ste síce obmedzený na 40 minútový hovor, ale za pár je možne euro rozšíriť na neobmedzenú verziu.

Cover photo by Freepik