Techniky na zlepšenie produktivity a sústredenia

Prinášame zopár tipov na techniky, ktoré vám pomôžu zlepšiť produktivitu, efektivitu práce alebo zlepšiť sústredenie. Mnohí sme zavalení veľkým množstvom úloh, ktoré je potrebné správne spracovať, aby nám neprerástli cez hlavu a neviedli postupne k vyhoreniu.

Get things done

Ide o techniku, ktorú zaviedol David Allen. Podstatou je presunúť všetky úlohy z hlavy do štruktúrovaného zápisu a nezavaliť myseľ povinnosťami, ale uvoľniť ju myšlienkam. Dôležité je zapisovať si všetky úlohy do viacerých tematických celkov a priraďovať k ním priority. Každú aj malú úlohu si zapisujte.

Taktiež odporúča filtrovať úlohy hneď na začiatku a to delegovať všetko, a čo sa nedá delegovať, tak odparkovať do zoznamu úloh, ktoré kategorizujete. Ak vás táto technika zaujala, tak odporúčam knihu „Mít vše hotovo“ od David Allen.

Pomodoro technika

Ide o techniku, ktorá vám pomáha, aby ste boli stále sústredený na aktivitu, ktorú robíte a tým aj zlepšíte efektivitu svojej práce. Podstatou je pracovať 25 minút, potom si dať 3-5 minútovú prestávku a následne ďalej pracovať 25 minút. Počas tejto doby sa nenechajte vyrušiť ničím (maily, notifikácie, telefonáty a pod.). Po 4 takýchto cykloch si urobte jednu veľkú prestávku na cca 15 – 30 min.

Na stopovanie 25 minút použite časovač napríklad na mobile. Cieľom je vytvoriť si viac krátkych aktivít, kedy plne koncentrujete na danú aktivitu.

Vyhnite sa multitaskingu

Multitasking (a teda robenie viac aktivít naraz) vás môže slepo uspokojovať, že toho veľa stíhate, a že ste efektívny. Bohužiaľ ide o krátkodobú aktivitu po ktorej prichádza únava, pričom sa rapídne znižuje koncentrácia. Taktiež počas toho robíte viac chýb a viac spontánnych reakcií namiesto tých premyslených.

Časté striedanie tém, ktorým sa venujete zahlcuje váš mozog, preto odporúčame venovať sa iba jednej aktivite, potom si dať krátku prestávku a následne sa venovať inej aktivite

Kedy plánovať meetingy

Vo všeobecnosti platí, že ráno je človek kreatívnejší a rovnako aj jeho sústredenie je najlepšie. Preto odporúčam neplánovať si meetingy do obeda. Väčšinu meetingov je vhodné plánovať až po obede. Využite najefektívnejší čas zo dňa pre prácu, kedy sa treba najviac sústrediť, prípadne zapájať kreativitu a nemárniť ho na meetingoch.

Taktiež nie vhodné časy sú príliš skoro z rána pred 9:00 a okolo obeda, kedy vás môže zasiahnuť „rezňová paralýza“, čiže únava po obede. Ak vás téma efektívnych meetingov zaujíma, tak odporúčam prečítať si náš starší článok „10 rád ako na efektívny meeting“

Vypnutie notifikácií

Veľkým problémom narúšania sústredenia sú notifikácie, ktoré nás upozorňujú na emaily a správy. Tieto na nás vyskakujú z mobilu, na počítači, ale aj na hodinkách. Odporúčam si vypnúť notifikácie v mobilnom telefóne, či počítači po dobu, keď sa potrebujete sústrediť. Túto funkciu ponúkajú mobilné telefóny, ale aj niektoré počítače (napr. Windows 10).

Okrem notifikácií to sú aj rýchle dotazy kolegov alebo telefonáty, ktoré vás vedia vyviesť z koncentrácie.

Dostatok spánku

V neposlednej rade tým najdôležitejším riešením ako byť sústredený a ako pracovať efektívne je mať kvalitný a dostatočne dlhý spánok. Odporúča sa spať 7-8 hodín denne. Kvalitný spánok môžete dosiahnuť nižšou teplotou v spálni, vyvetraním pred spaním, ale aj úplnou tmou. Taktiež sa skúste pred spaním vyhnúť modrému svetlu (svetlo nad 4000K). Spánok sa skladá z dvoch hlavných fáz. V prvej plytkej REM fázy, kedy prebieha regenerácia mozgu. Mozog si triedi myšlienky a pracuje na 100%. V druhej fázy sa mozog vypína, uvoľňuje svalstvo. Regeneruje sa vtedy svalstvo a imunitný systém. Aj preto sú ľudia s pravidelným krátkym spánkom náchylnejší na choroby.

Cover photo by Freepik